Cómo anotar un PDF para revisarlo
Una revisión que dice «está bien salvo la sección 3» gasta un ida y vuelta. Una anotación sobre la frase exacta no gasta ninguno. La diferencia son dos minutos de marcar.
Para qué sirve anotar
Anotar añade una capa encima de la página sin modificar el contenido de debajo. El texto original queda exactamente como estaba; tus marcas se sitúan por encima.
Eso la convierte en la herramienta correcta para revisar, y en la incorrecta para corregir. Si quieres cambiar una palabra, eso es editar. Si quieres decir «cambia esta palabra», eso es anotar.
Las herramientas que importan
- Subrayado: marca el pasaje que estás comentando. El amarillo es lo convencional; úsalo con moderación o la página se vuelve ilegible.
- Cuadro de texto: para el comentario. Colócalo en el margen para que no tape el texto al que se refiere.
- Rectángulo o elipse: rodea una cifra, una figura o una cláusula.
- Mano alzada: para planos y diagramas donde un recuadro recto no encaja.
- Sello: una fecha, «aprobado» o un bloque de firma.
Anotar bien
- Pon el comentario al lado, no encima. Una nota que tapa la frase que critica es inútil.
- Numera los comentarios si hay muchos, y refiérete a los números en el correo de acompañamiento.
- Un comentario por asunto. Una nota que plantea tres puntos hará que se pierdan dos.
- Usa el color con sentido, si lo usas. Dos colores —uno para obligatorio y otro para sugerencia— es suficiente.
- Revisa la última página. Los revisores suelen parar antes y perderse el anexo final.
Aplanar antes de enviar
Las anotaciones son una capa aparte. Casi todos los lectores las muestran, pero algunos imprimen sin ellas y otros las eliminan al convertir.
Si las marcas deben sobrevivir, aplana el documento —integra las anotaciones en la página— antes de enviarlo.
Privacidad
Las copias de revisión suelen ser más sensibles que el documento final, porque los comentarios revelan qué piensa el revisor que está mal: una cláusula débil, una cifra inflada, un riesgo que nadie ha planteado todavía.
Una herramienta que funciona en el navegador dibuja las marcas en local. El documento y los comentarios nunca salen de tu equipo.